حدّد ما إذا كان PDF هو التنسيق المناسب

ابدأ بالمهمة التي يريد القارئ إنجازها. فقد يكون نشر وصف قصير لخدمة أو تعليمات متغيرة في صفحة ويب مهيأة لإمكانية الوصول أسهل في الصيانة. أما PDF فقد يلائم تقريراً قابلاً للتنزيل أو إصداراً رسمياً أو وثيقة تتطلب تخطيطاً محدداً.

وعندما يكون الملف ضرورياً، استخدم رابطاً وصفياً يوضح موضوعه ونوعه. ويمكن إضافة حجمه حتى يعرف الزائر ما سيفتحه. ويساعد الملخص المنشور بصيغة HTML على فهم الوثيقة، لكنه لا يعادل بالضرورة جميع معلوماتها ووظائفها.

وفي إجراءات التقديم، راجع الرحلة كاملة. فإذا كان على الزائر تنزيل نموذج وتعبئته وإعادته، فيجب أن تكون كل خطوة قابلة للاستخدام. فإمكانية الوصول إلى الموقع لا تعني تلقائياً إمكانية الوصول إلى ملفاته المرفقة.

ابدأ إمكانية الوصول إلى ملفات PDF من المستند الأصلي

أنشئ البنية في الملف القابل للتحرير قبل التصدير. استخدم أنماط العناوين والقوائم الفعلية ونصوص الروابط المفهومة وبنية مناسبة للجداول. وقد تؤدي المسافات المتكررة ومربعات النص والمقاطع الموضوعة يدوياً إلى أعمال تصحيح إضافية لاحقاً.

واختر طريقة تصدير تحافظ على معلومات إمكانية الوصول حيث يدعم البرنامج ذلك، ثم افحص PDF الناتج. فسلامة المستند الأصلي نقطة بداية مهمة، لكنها لا تضمن انتقال البنية أو ترتيب المحتوى دون تغيير.

واحتفظ بالمصدر القابل للتحرير وسجل النسخة المعتمدة. وعند تغيير المعلومات، حدّث المصدر وأعد الفحوص ذات الصلة؛ فمعالجة الملف مرة واحدة لا تضمن احتفاظ التصدير التالي بالخصائص نفسها.

تحقّق من توفر النص ودقته

قد تحتوي الصفحة الممسوحة ضوئياً على صورة للنص فقط. ويمكن للتعرّف الضوئي على الحروف، أو OCR، إنشاء طبقة نصية، لكن المحتوى الناتج يحتاج إلى مراجعة. وتستحق الأسماء والمبالغ والتواريخ وأرقام المراجع عناية خاصة، لأن الخطأ قد يغير المعنى.

توضح تقنية W3C لمعالجة النص في الملفات الممسوحة ضوئياً دور OCR. ولا يثبت توفر البحث أو تحديد النص أن الوثيقة مهيأة بالكامل لإمكانية الوصول، إذ تبقى البنية والتنقل بحاجة إلى فحص.

وفي الملفات العربية، اختبر فقرات ممثلة وعلامات الترقيم والنصوص التي تجمع العربية والإنجليزية والأرقام. انسخ مقطعاً إلى نص بسيط واستمع إليه بقارئ شاشة في بيئة مناسبة. وقد يكشف ذلك مشكلات، لكن أياً من الخطوتين لا يشكل تقييماً شاملاً بمفرده.

راجع الوسوم والعناوين وترتيب القراءة

تصف وسوم PDF بنية الوثيقة للتقنيات المساعدة. تحقّق من تمثيل العناوين والفقرات والقوائم بصورة مناسبة، ومن أن التنقل يعكس المحتوى. فتكبير الخط أو جعله عريضاً لا يمنح النص دور العنوان تلقائياً.

وتتبّع تسلسل القراءة بين الأعمدة والملاحظات الجانبية والشروح والحواشي. فلا ينبغي أن تتحول الصفحة ذات العمودين إلى سطور متداخلة من فقرتين مختلفتين. وفي التخطيط العربي، افحص الترتيب المقصود دون افتراض أن اتجاه العرض يكفي لضبطه.

تشرح إرشادات W3C لترتيب القراءة في PDF أثر البنية في تسلسل المحتوى. كما تساعد الإشارات المرجعية داخل PDF على الوصول إلى أقسام الإصدارات الطويلة دون المرور بكل صفحة.

حدّد لغة الوثيقة

اضبط اللغة الأساسية للملف، وراجع تغير اللغة داخل المحتوى ثنائي اللغة حيث ينطبق المتطلب. فترجمة الغلاف لا تحدد لغة بقية الصفحات.

توضح إرشادات اللغة الأساسية في PDF وتحديد لغة المقاطع داخل الملف هذه الإعدادات. ويتأثر النطق الفعلي أيضاً ببرنامج القراءة والأصوات المتاحة لدى المستخدم.

وراجع النسختين العربية والإنجليزية بصورة مستقلة، بما يشمل العناوين وتسميات الجداول والتعليمات غير المترجمة. وفي الوثائق المختلطة، استخدم أمثلة مثل فقرة عربية تتضمن اسم إدارة بالإنجليزية أو رمز طلب.

اجعل الصور والرسوم البيانية مفهومة

تحتاج الصور التي تنقل معلومات إلى بدائل نصية توضح غرضها في السياق. وقد يحتاج الرسم البياني إلى شرح مجاور أو جدول بيانات مهيأ لإمكانية الوصول، إلى جانب وصف بديل موجز. فالقارئ يحتاج إلى المعلومات، وليس مجرد معرفة وجود رسم.

توفر إرشادات W3C للبدائل النصية في PDF مرجعاً تقنياً. وتعامل مع العناصر الزخرفية بالطريقة المناسبة حتى لا تقاطع المحتوى المفيد، وراجع الأوصاف المولدة آلياً قبل اعتمادها.

فعلى سبيل المثال، لا يوضح وصف «أعمدة زرقاء وخضراء» أي خدمة استقبلت طلبات أكثر أو الفترة المشمولة. استخدم وصفاً يخدم الرسالة دون إضافة استنتاجات غير موجودة في البيانات.

حافظ على العلاقات داخل الجداول

ينبغي أن يتمكن القارئ من ربط كل قيمة بالعنوان الصحيح. افحص تعريف خلايا العناوين والبيانات، وراجع الخلايا المدمجة والعناوين متعددة المستويات بعناية.

تشرح تقنية W3C لبنية جداول PDF طريقة التمثيل البنيوي. وقد ينتج التصدير بنية غير صحيحة رغم ظهور الجدول بصورة طبيعية. لذلك اختبر صفوفاً وأعمدة ممثلة، خصوصاً في التقارير العربية المالية والإحصائية.

ويمكن تبسيط الجدول المعقد بشرط المحافظة على المعلومات والعلاقات. ولا تحوله إلى صورة لمجرد الحفاظ على مظهره.

اختبر الروابط والنماذج والعرض البصري

تحقّق من أن نص الرابط يوضح وجهته أو غرضه في السياق. وفي النماذج التفاعلية، افحص أسماء الحقول ومتطلبات الإدخال وترتيب التنقل والحالات المحددة. وجرّب إدخال المعلومات ومراجعتها وحفظها وفق المهمة المطلوبة.

توضح إرشادات W3C لعناصر نماذج PDF المعلومات اللازمة للتقنيات المساعدة. ولا يكفي ظهور تسمية قرب مربع فارغ لإثبات أنه حقل قابل للتعبئة والاستخدام.

وراجع تباين النص والتعليمات التي تعتمد على اللون والتجربة عند التكبير. افحص اختفاء المعلومات أو صعوبة تتبعها في بيئات القراءة المدعومة، وحافظ على وضوح الخط بدلاً من تصغير الصفحة لاحتواء مزيد من المحتوى.

اجمع الفحص الآلي والمراجعة اليدوية

يساعد فاحص إمكانية الوصول في كشف خصائص مفقودة أو مشكلات في البنية، لكنه لا يحدد بصورة موثوقة فائدة كل وصف أو منطقية كل تسلسل. وتشمل إرشادات Adobe لإنشاء ملفات PDF والتحقق منها بنوداً تحتاج إلى مراجعة يدوية.

اختبر مهاماً فعلية بلوحة المفاتيح والتقنيات المساعدة المناسبة، وسجل نسخة الملف والأدوات والبيئات والملاحظات والتصحيحات. وإذا انطبق معيار أو متطلب للمشتريات، فحدده قبل التقييم ووثّق الأدلة ضمن نطاقه.

وعند وجود مكتبة كبيرة، أعطِ الأولوية لنماذج الخدمات الأساسية والإصدارات المتكررة الاستخدام والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات. وحدد مسؤولاً وخطوة مراجعة للملفات الجديدة حتى لا تستمر قائمة الملفات غير المعالجة في النمو.